お問い合わせからイベント開催までの流れをご紹介します!

お問い合わせからイベント開催までの流れをご紹介します!

今回は実際に弊社でお手伝いさせていただいたイベント事例を元に
弊社にお問い合わせいただいてから会場施行~本番~会場撤去までの流れの
一例をご紹介させていただきます。

①まずはお問い合わせください!

お問い合わせ頂く方法は多数ございます。下記をご参照ください!

①弊社イベント21サイトの商品ページからのお問い合わせ

②弊社ホームページのお問い合わせフォームからのお問い合わせ

③メールでのお問い合わせ
front@event21.co.jpに下記情報を含め愛知支店宛でお問い合わせください。
画像や資料を添付してのお問い合わせいただける際はこちらからお願いいたします。

  • ご担当者様のお名前(団体名)
  • ご連絡先(お電話番号・メールアドレス)
  • イベント内容
  • 開催予定日
  • 開催予定地
  • ご希望の商品
    (弊社HPに掲載のない商品であっても精一杯ご対応いたします。)

④お電話でのお問い合わせ
052-485-7050 イベント21愛知支店直通のお電話になります。
ご質問等ございましたらお気軽にお電話ください。
お急ぎの場合はお電話でお問い合わせいただけますと幸いです。
最短で当日中のお見積りの発行が可能です。

今回ご紹介いたしますイベントはお問い合わせフォームよりお問い合わせいただきました。11月開催のイベントについて最初のやり取りを行ったのが6月になります。

11月に使用するイベントでステージとステージの屋根
また、出展ブースとしてテントを20張ほしいです。
設営と撤去もお願いしたいです。急ぎで見積もりが必要で
明日の14時までに見積もりをもらえますか?

お問い合わせ確認後、担当よりお電話を差し上げます。頂いた情報を元に
詳細な情報交換を行い、お見積書を作成のための情報を整理します。

かしこまりました。すぐお見積りを作成いたします。
作成にあたり何点かご質問がございますのでお電話よろしいでしょうか?

②お見積り作成までの情報のすり合わせ

今回の例はイベントで最も多くお問い合わせいただくステージとテントを見積りの作成に必要な情報をご確認いたします。

  • 設営撤去スケジュール(工程・搬入経路等)
  • ステージの広さ、高さ、屋根の有無
  • 設置場所のスペース
  • テントの使用用途、横幕の有無
  • テントの養生方法(ウェイトor杭)
  • テント内で使用される備品類

    などなど、お入用な商品を追加やご提案、イベント会場として必要な物をご確認させていただき、お客様と一緒にイベント成功のためにお考えさせていただきます。

今回のイベントでは10名以内のダンスパフォーマンスを中心にステージイベントを予定しております。ステージ前は300名くらいのお客様を動員する予定です。

かしこまりました!そうしましたら横幅9m×奥行5.4m(3×5K)のステージでお見積りいたします。たくさんのお客様に見ていただくために高さを1mがおすすめです。ダンスということですが、音楽を流したら司会者様が話すための音響機材はご入用ないでしょうか。

ではそのサイズでお願いします!音響機材も実は欲しかったんですよね。一緒に手配できますか。

では、上記サイズのステージに見合う屋根もご用意いたします。イベントを大々的に広めるためにステージに看板を設置することが多いのですがいかがですか。音響機材は弊社でも余裕で手配できます!一度会場に見合った音響機材をお見積りに入れておきますね。

テントはどのような用途でご利用されますか。

ステージと音響はお任せいたします。テントに関しましては
飲食ブースでの使用を予定しています。

かしこまりました!飲食でのご利用の際は保健所への申請の際に必要になるため、テント一張に対して3方向の幕もお見積内容に含めておきます。

上記内容以外にも会場での作業時の搬入出経路、車両の留置、電源を使用する機材の場合は電源の有無、その他作業時に注意すること、イベント全体の概要などをお伺いさせていただきます。いただいた詳細を元に必要数量の在庫確認を行い、お見積書を作成しご送付いたします。

③お見積りのご確認・ご発注

お見積書をご確認いただいた後、商品の調整や金額のご相談、商品の追加等も柔軟にご対応いたします。ご注意いただきたいのは、御発注いただくまでは在庫の仮押さえは出来ません。 イベントに関するお問い合わせやご手配に関しましてお気軽に営業担当にご相談ください。

見積書の内容で発注したいので発注書送ります。
あとで商品を追加したいのですが可能ですか?

御発注ありがとうございます!商品の追加に関しましても随時ご連絡ください。当日までに相違が無いように細部をお打ち合わせさせてください。

ご発注書をいただけましたら、商品や配送車両、作業員の仮押さえを
行います。イベントの開催も近づいておりますので、設置等のレイアウトについてもご相談ください。

④御発注後から当日まで

会場のレイアウトについて、設置場所の確認や導線の確認をお願いいたします。
必要であれば弊社スタッフが現地にてお打ち合わせを行います。現地で実際の設置場所で大きさを確認し、イメージのすり合わせを行います。また、弊社で安全面を考慮し設置場所や、レイアウトをご提案させて頂く場合もございます。

イベントが近づいてきて少し不安なので現地で打ち合わせしたのですが…

喜んでお伺いいたします!
お会いできるのを楽しみしております。

現地ではステージ、テントの設置位置の確認、設営手順、搬入経路
導線の確認等を行いました。ここで追加でテーブルや椅子、入場ゲート用のエアアーチ、看板等の追加のご相談し、最終のイメージを共有、最終の物品をお見積書にて確認し、当日を迎えます。

⑤当日~撤去まで

設営作業当日はお打ち合わせした通りに作業を進め、お見積内容の商品を
設営し、無事時間内に完了。本番当日は音響等もトラブルなくたくさんの方が来場するイベントになりました。当日、会場を撤去し無事イベントが終了しました。

ありがとうございました!

こちらこそありがとうございました。イベントが無事終了して私も大変嬉しいです!また来年もお願いいたします。

飲食ブース(3坪テント)

ステージ+ステージテント

エアアーチ

飲食用テーブル

このイベントは2020年もお問い合わせをいただき実施を予定しております。
お客様を『満足』ではなく、『感動』を与えられるサービスを提供しております。是非イベントをご検討の皆様、都道府県問わずイベント21愛知支店まで
お問い合わせお待ちしております!